La gestion des stocks est un élément crucial pour les entreprises qui peut vite causer certains problèmes financiers ou structurels quand ils sont mal gérés. Voyons ensemble l’intérêt de mettre en place un suivi des stocks et quelques indicateurs utiles pour prendre vos décisions.

Une bonne gestion des stocks vous évite des frais financiers importants

Une entreprise peut avoir besoin d’avoir du stock, que ce soit pour livrer rapidement ses clients ou faire des économies en achetant en grosses quantités ou encore pour anticiper un pic d’activité. Mais le niveau du stock doit être géré avec attention sous peine d’engendrer des frais trop importants pour plusieurs raisons.

Péremption des produits

Lorsque vous vendez des produits qui ont une durée de vie limitée, vous avez tout intérêt à gérer votre stock de façon à écouler vos produits avant leur date de péremption. L’exemple classique est la vente de produits alimentaires. Il est nécessaire de vendre vos produits avant que leur date limite de consommation ne soit atteinte. Dans le cas contraire, vous subissez des pertes financières.

Produits invendables

Certains produits peuvent devenir invendables suite à une durée de stockage trop longue. Imaginez un produit fortement soumis à une saisonnalité ou à un effet de mode. Lorsque la saison est passée ou lorsque la mode a changé, vous aurez beaucoup de mal à vendre votre produit. Là encore, vous risquez de perdre de l’argent à cause de votre stock.

Coûts d’entreposage

Plus vous avez de produits en stock, plus vos coûts de stockage vont augmenter. Vous aurez besoin de davantage de personnel, d’entrepôts supplémentaires, etc. Pour limiter ces coûts, une bonne gestion des stocks vous aidera à maintenir un niveau optimal nécessaire à votre activité.

Gérez vos stocks pour optimiser votre BFR

Nous l’évoquions dans notre précédent article sur le BFR, les stocks représentent une somme de cash immobilisée dans votre entreprise. C’est du cash que vous n’avez pas encore encaissé et qui plombe votre BFR. Plus votre stock est important et plus vous augmentez vos besoins en cash pour financer votre activité.
Une bonne gestion des stocks consiste à trouver le bon équilibre entre qualité de service client et niveau de stock.
En gérant efficacement vos stocks, vous pourrez lancer vos prochains achats au moment opportun. Vous évitez ainsi d’être en rupture de stock, ce qui peut causer la perte de certains clients. Mais vous évitez également d’être en sur-stock, ce qui vous demande une avance de cash trop importante et peut vous mettre en difficulté financière pour financer votre activité. La difficulté est de déterminer le niveau optimum qui vous permet de servir vos clients convenablement sans engendrer un surplus de stock et donc de dépenses.Ce graphique nous montre le niveau de stock idéal pour atteindre un taux de service donné. Le taux de service correspond au pourcentage de commandes client livrées dans les délais. Il mesure donc votre capacité à satisfaire vos clients. On voit bien qu’à partir d’un certain niveau, le stock supplémentaire n’apporte plus aucun intérêt concernant le taux de service. Vous êtes en sur-stockage.

Le coût du stock

Détenir du stock engendre des coûts comme on l’a vu précédemment. Mais il est crucial de déterminer avec précision ce que vous coûte votre stock.Il existe plusieurs sources de coûts:

Les coûts de magasinage

Ce sont tous les frais liés à vos bâtiments de stockage (loyer, entretien), à votre matériel (achats de diables, chariots élévateurs) et au personnel nécessaire pour gérer votre stock.

Les frais financiers

On en a parlé avec le BFR, votre stock représente du cash qui aurait pu être utilisé ailleurs. Vous auriez pu le placer et vous auriez perçu des intérêts. Ou alors, vous auriez pu investir dans de nouveaux équipements de production par exemple et espérer ensuite un retour sur investissement intéressant. Le fait d’immobiliser ce cash vous coûte donc de l’argent.

La dépréciation du stock

Nous en avons déjà parlé. Votre stock peut se détériorer ou être périssable. Il peut également devenir obsolète ou invendable. Vous subissez alors des pertes qu’il faut prendre en compte dans le coût de stockage.
Votre stock ne vous coûte pas seulement des frais d’entreposage mais il représente également du cash qui aurait pu être investi ou apporter des intérêts.
En calculant la somme de tous ces coûts, vous obtenez votre coût de stockage et pouvez agir sur tel ou tel type de coût pour optimiser vos frais. Il est possible également de calculer votre taux de possession en faisant le rapport entre votre coût de stockage et la valeur de votre stock.Imaginons que votre stock a une valeur de 100 000€ et que votre coût de stockage est de 20 000€. Votre taux de possession est de 20%.Grâce au taux de possession, vous pouvez rapidement vous rendre compte de ce que vous coûte votre stock. Dans notre exemple, l’entreprise sait qu’elle doit provisionner 20% de la valeur de son stock pour payer les différents coûts de stockage. Une entreprise plus mature pourra même calculer ce taux de possession pour chaque type de marchandises ou de produits stockés, ce qui permettra de mieux piloter et d’affiner vos prises de décisions lors de vos prochaines commandes. Par exemple, un produit frais alimentaire n’aura pas le même coût de stockage qu’un produit sec.

Mieux gérer votre stock grâce à quelques indicateurs

La gestion de votre niveau de stock peut parfois devenir un vrai casse-tête. En effet, vous devez éviter le sur-stockage qui pèse inutilement sur votre niveau de cash disponible mais vous devez avoir un niveau suffisant pour éviter la rupture de stock qui pèsera sur vos relations commerciales et votre production.Pour vous aider à gérer votre stock, voici quelques indicateurs qui vous permettront de piloter sereinement votre activité.

Surveillez le taux de rotation du stock

Le taux de rotation du stock représente le nombre de fois où votre stock a été complètement renouvelé pendant une période donnée. Par exemple, combien de fois votre stock a tourné en 1 an. Plus votre ratio est faible et donc proche de 1 et plus votre stock reste longtemps dans votre entreprise et vous demande de gros efforts en terme de BFR. Un ratio élevé sera la preuve d’une bonne performance et d’une bonne gestion des stocks.Pour obtenir ce ratio, il vous faut d’abord calculer votre stock moyen sur la période donnée. Ensuite, divisez votre chiffre d’affaires par votre stock moyen.Si votre entreprise réalise un CA de 1 000 K€ sur un an et que le stock moyen est de 100 K€, vous avez un ratio de 10. Vous avez renouvelé 10 fois votre stock pendant l’année. En d’autres termes, vous avez réussi à vendre 10 fois votre stock en un an.

La durée d’écoulement du stock

A partir des éléments précédents, vous pouvez également déterminer combien de jours il vous faut pour écouler votre stock. C’est notamment utile lorsque vous avez des produits alimentaires et qui ont donc une date de péremption à respecter. Ou lorsque vos produits ont une durée de vie assez courte. Vous devez alors vérifier que vous arrivez à écouler votre stock avant que vos produits ne soient invendables.Voici comment calculer cet indicateur:Dans notre exemple précédent, la durée d’écoulement des stocks est de 37 jours.

La couverture de stock

Pour l’indicateur précédent, nous cherchions à savoir en combien de temps le stock a été écoulé en fonction du CA réalisé. Pour celui-ci, nous nous basons sur les prévisions de CA futures pour vérifier combien de jours d’activité, vous pouvez couvrir avec votre stock actuel. Cet indicateur vous permet de gérer votre niveau de stock afin d’éviter les ruptures. En effet, un nombre de jours de couverture trop faible vous met dans une position délicate en cas de commande importante imprévue.Voici comment obtenir la couverture de stock:Imaginons que votre entreprise ait un stock de 100 K€. Vos prévisions de CA pour les 6 prochains mois sont de 1 000K€. Vous avez une couverture de 18 jours. Vous pouvez assurer les commandes prévues pendant 18 jours avec votre stock avant d’être en rupture.

Passez vos commandes au moment opportun

Nous avons vu qu’il existait un niveau de stock optimal à ne pas dépasser afin d’éviter des frais financiers inutiles. A l’inverse, un stock trop faible ne vous permettra pas d’honorer toutes les commandes dans les délais. Vous devez donc jongler avec ces deux données pour planifier vos commandes de réapprovisionnement.Votre but est de ne pas descendre en dessous d’un certain seuil minimum en dessous duquel vous risquez la rupture ou un taux de service trop faible. Ce stock est appelé stock de sécurité. Mais lorsque vous passez une commande, vous êtes rarement livré le jour même. Vous devez donc prendre en compte les délais de livraison pour déterminer le niveau de stock à partir duquel vous devez déclencher un réapprovisionnement. Ce sera votre point de commande.Ce graphique illustre la rotation d’un stock au sein d’une entreprise. Arrivé au point de commande, l’entreprise achète auprès de ses fournisseurs. Le stock continue ensuite de diminuer jusqu’à la livraison qui amène le stock à son niveau maximum. Si tout va bien, l’entreprise reste en mesure d’honorer les commandes de ses clients. Mais un défaut d’un fournisseur ou un retard de livraison peut enrayer le système et causer alors une rupture de stock comme représenté dans le graphique.Vous devez donc être réactif et gardez un oeil sur vos différents indicateurs pour piloter efficacement votre activité. Bien sûr, votre gestion des stocks est dépendante en grande partie des prévisions de vente et de la planification de la distribution dans votre entreprise. Il est nécessaire d’avoir une vision globale de votre activité afin de gérer efficacement vos stocks.  
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